Образовательная галактика Intel®

Блог Участника

Запись блога

Проблема электронного документооборота. Чья это проблема?

Попробовав на своей школе/коллективе какую-либо из технологий мозгового штурма (см. об этом пост), всегда сталкиваешься с наличием разных, часто полярных, позиций в коллективе. Причины такого расслоения наглядно представлены в посте Бориса Ярмахова Зачем нужны критики?

Все зависит от того, к какой, из описанных групп, я сам себя отношу: "инноваторам", "сочувствующим", "доброжелательным прагматикам", "консерваторам" или "критикам", ведь из разных позиций и формулировки проблем одной группы/тематики будут очень различаться. Следовательно, и степень принятия конкретных проблем участниками игры будет очень разная. А как известно, "ничьих" проблем просто не бывает. То есть, проблема, не принятая мной, как личная, собственная, и не будет подталкивать меня к поиску решения. Если я сам идентифицирую ее, как проблему учеников, администрации, родителей, "Интернета", конкретной группы инноваторов в моей школе, но не свою...

Для примера рассмотрим проблему отсутствия/недостаточно развитого документооборота в школе.

Чья это проблема?

Прежде всего - это проблема администрации, а еще точнее - завучей и заместителей директора по имеющимся в школе направлениям работы. С первого взгляда, действительно так, ведь это их "епархия": планы, объявления, распоряжения, документация, отчетность и т.д. Они больше других страдают от "бумажных завалов", низкой культуры делопроизводства у учителей и, увы, недостаточной исполнительности отдельных членов коллектива. Именно так выглядит это проблема с точки зрения администратора.

Но если попросить прокомментировать "проблему документооборота" учителя, то в его исполнении она может выглядеть уже совсем по-другому. Учитель будет оперировать фразами "чрезмерный объем ненужных бумажек", "слишком строгие правила оформления", "необоснованные придирки администрации - ну задержалась немного со сдачей, я же не бездельничала, в конце концов...?".

Есть еще третья позиция - извне школы. Ее могут занимать любые внешние наблюдатели: начальство из департамента, родители, общественность. Для них важно - наличие/отсутствие публичной информации, формирующей "картинку о работе школы". Желательно, чтобы она была максимально объективной. Часть этой объективной картины складывается из цифр и других показателей все той же отчетности: статистики, самоанализов, результатов анкетирования и др.., то есть напрямую зависит от степени налаженности школьного документооборота. Но, не являясь членами коллектива школы, внешние наблюдатели тоже вряд ли будут считать эту проблему "своей".

Кому же решать эту проблему? С разных сторон - всем... И инновационное решение в виде организации электронного документооборота, которое обязательно будет многоступенчатым и включит в себя целую программу мер, принимать и исполнять придется тоже всем. Осознать, что без этого проблема, какой бы разноплановой она не казалась нам, все же есть, и что она на самом деле - общая.

Попытаться посмотреть, как структурировать рассматриваемую проблему... В чем, так сказать, подводная часть айсберга?



На приведенной выше схеме хорошо видно, что решение актуальных проблем документооборота удобно представлять в виде цикла (годового или другого, четко выделенного временного отрезка). Начиная с обсуждения и преобразования одной ситуации в начале периода, выходим на новый виток проблем в конце его...

Дело в том, что проблема внутришкольного документооборота - это целый "пучок" проблем разного характера (пока не систематизированных):
  • проблема неучастия/пассивности части коллектива в документообороте;
  • проблема отсутствия навыков работы с документами у учителей;
  • проблема низкой скорости оборота;
  • проблема отсутствия стандартов/шаблонов для документов (неудобных шаблонов);
  • проблема внесения изменений в документы;
  • проблема "сведения" информации из разных документов в один;
  • проблема хранения;
  • проблема организации доступа к документам;
  • проблема обратной связи при проверке документов;
  • проблема организации совместной работы над одним документом.
    .....

Этот список может быть дополнен, ибо при всей общности проблем, есть, наверняка, и специфические, характерные для того или иного учебного заведения. Но без решения проблем этой конкретной области невозможно даже подступиться к решению других задач - например, созданию системы внутришкольного оценивания.

Еще одно замечание... С точки зрения организационной культуры, школы, использующие форматы открытых обсуждений, быстрее продвигаются в принятии каких-то важных для себя решений и инновационных преобразованиях. Этот процесс долгий, часто конфликтный. Поэтому и технология "штурма" в общей схеме решения проблем никогда не может быть единственной. Штурм более или менее успешно решает задачу проблематизации коллектива, совместного формулирования проблем. Вслед за этим этапом хорошо предусмотреть и другие форматы...

О том, какие конкретные решения проблем внутришкольного документооборота можно предложить, в следующих постах.

Статьи по теме:

* Цифровой разрыв в одной отдельно взятой школе. Проблемы-спутники
* Преодоление цифрового разрыва. Модель первая, управленческая
* Преодоление цифрового разрыва. Кластеры проблем
* Управленческая информация - кто/что и кем/чем управляет?
* Школьный инфообмен и документооборот. Ставим "правильные вопросы"

Комментарии

Активный пользователь

  • Группа: Эксперт портала
  • Сообщений: 225
  • Регистрация: 29.3.2010
  • Из: Интернет
  • Номер участника: 84499
Предупреждение

Как я понимаю, проблема сегодняшней школьной документации состоит в ее избыточной формализации и, отсюда - в низкой информативности. Решает ли эту проблему электронный документооборот?

Активный пользователь

  • Группа: Пользователи
  • Сообщений: 637
  • Регистрация: 15.4.2010
  • Из: Москва
  • Номер участника: 84552
Предупреждение

Цитата(biarmicus @ 8.10.2010, 10:11)
Как я понимаю, проблема сегодняшней школьной документации состоит в ее избыточной формализации ...


... и избыточности. Большое количество документов дублируют друг друга

Активный пользователь

  • Группа: Эксперт портала
  • Сообщений: 571
  • Регистрация: 29.3.2010
  • Из: Таллинн
  • Номер участника: 84498
Предупреждение

Цитата(biarmicus @ 8.10.2010, 10:11)
Как я понимаю, проблема сегодняшней школьной документации состоит в ее избыточной формализации и, отсюда - в низкой информативности. Решает ли эту проблему электронный документооборот?


У самой документации проблемы быть не может, а вот у субъектов, кто занят в документообороте, как раз может. Поэтому и поднимаю вопрос smile.gif

Активный пользователь

  • Группа: Пользователи
  • Сообщений: 121
  • Регистрация: 14.4.2010
  • Из: Дмитров
  • Номер участника: 84541
Предупреждение

Проблема в отсутствии системности документооборота. И как следствие
  • расширяемость списка требуемых документов
  • неопредлённость круга тех кто может что-то требовать


--------------------
Если письмо не дошло, то не почтовый сервер виноват

Активный пользователь

  • Группа: Эксперт портала
  • Сообщений: 571
  • Регистрация: 29.3.2010
  • Из: Таллинн
  • Номер участника: 84498
Предупреждение

Цитата(PapaSasha @ 8.10.2010, 23:59)
Проблема в отсутствии системности документооборота. И как следствие
  • расширяемость списка требуемых документов
  • неопредлённость круга тех кто может что-то требовать



Проблема в отсутствии системности показателей оценки. Вернее, внутренней оценки работы школы, потому что снаружи она может быть совсем другой.

Активный пользователь

  • Группа: Пользователи
  • Сообщений: 87
  • Регистрация: 13.4.2010
  • Из: г.Рязань
  • Номер участника: 84525
Предупреждение

Нет документа - нет проблемы))
Я тут не так давно описал один информационный процесс... Думаю, внутри школы все будет аналогично, если главное - отчитаться в срок и забыть...
http://pedsovet.org/forum/index.php?showto...st&p=147398


--------------------
С уважением, Константин Кочетков,
kokoc.rzn@gmail.com

Активный пользователь

  • Группа: Эксперт портала
  • Сообщений: 571
  • Регистрация: 29.3.2010
  • Из: Таллинн
  • Номер участника: 84498
Предупреждение

Цитата(Kochetkov @ 10.10.2010, 9:28)
Нет документа - нет проблемы))
Я тут не так давно описал один информационный процесс... Думаю, внутри школы все будет аналогично, если главное - отчитаться в срок и забыть...
http://pedsovet.org/forum/index.php?showto...st&p=147398


Cпасибо за ссылку, да, описана, скорее, анти-информационная система (процесс)...
Цитата
Если рассматривать информационную систему как средство, а не как цель, то сбор и последующую работу с данными можно осуществлять с помощью других средств, более гибких и доступных. И бесплатных. А освоение этих средств займет у управленца времени не больше, чем освоение информационной системы.
Формы Google Docs, например, - вполне доступный "конструктор", позволяющий построить средство сбора информации из учреждений в сводную таблицу. А уж таблицу можно либо подгрузить в существующую базу данных (если в этом есть необходимость), либо хранить как есть, и при необходимости к ней обращаться.


Хотела бы добавить, что любая "информационная система", кроме того, что это "система","средство", "среда", включает и "пользователей", точнее, их осмысленные действия внутри системы, или с ее помощью.
Если проработке этой компоненты не придавать должного значения, любые инфосистемы будут обузой, а не помощью человеку и организации...
Сюда входит и мотивация пользователей, и их обучение (самообучение), и постоянная их поддержка, причем на всех уровнях.
Именно поэтому, наверное, такие дружелюбные к пользователю сервисы, как googledocs, где все это учтено, принимаются без сопротивления в подавляющем большинстве случаев...

P.S. Очень-очень важно, на мой взгляд, при внедрении подобных инноваций изо всех сил удерживать деятельностный смысл, а не самостоятельную, якобы, ценность "инфосистем"

Сообщение отредактировал ljudmillar - 17.10.2010, 23:42

Новичок

  • Группа: Пользователи
  • Сообщений: 8
  • Регистрация: 7.8.2012
  • Номер участника: 117413
Предупреждение

Документооборот в школе просто необходим!
Огромное количество различных данных, которые подаются в вышестоящие инстанции, просто зашкаливает.
Одни и те же данные можно подавать в разные инстанции, а сами документы отличаются какой-то графой.
Надо просто понять - что надо от школы?
Первое: информация о детях
Второе: информация об учителях
Третье: информация о деятельности

И все - разработать шаблоны, базы, совместные документы и работать ....

Активный пользователь

  • Группа: Эксперт портала
  • Сообщений: 571
  • Регистрация: 29.3.2010
  • Из: Таллинн
  • Номер участника: 84498
Предупреждение

Цитата(Sweets @ 23.8.2012, 22:06)
Документооборот в школе просто необходим!
Огромное количество различных данных, которые подаются в вышестоящие инстанции, просто зашкаливает.
Одни и те же данные можно подавать в разные инстанции, а сами документы отличаются какой-то графой.
Надо просто понять - что надо от школы?
Первое: информация о детях
Второе: информация об учителях
Третье: информация о деятельности

И все - разработать шаблоны, базы, совместные документы и работать ....


Ну да, во-первых, нужно разобраться, кому, зачем, в каких объемах нужна определенная информация... Это самое важное - составить список приоритных направлений деятельности и тех документов, куда будет собираться поток информации по каждому из направлений. И уже потом делать следующие шаги...

Активный пользователь

  • Группа: Пользователи
  • Сообщений: 66
  • Регистрация: 14.6.2012
  • Из: Россия
  • Номер участника: 116651
Предупреждение

Конечно, электронный документооборот способен снизить нагрузки и объем выполняемой работы, ведь, как уже было отмеченог коллегами, многие отчеты отличаются одной-двумя графами. И здесь легко переносить информацию.
Но вот часто электронные документы не отменяют обычные - и это уже двойная нагрузка.
Я бы с радостью заменила часть своей макулатуры в кабинете на один ноутбук) biggrin.gif

Активный пользователь

  • Группа: Эксперт портала
  • Сообщений: 571
  • Регистрация: 29.3.2010
  • Из: Таллинн
  • Номер участника: 84498
Предупреждение

Цитата(katokdwa @ 27.8.2012, 22:53)
Конечно, электронный документооборот способен снизить нагрузки и объем выполняемой работы, ведь, как уже было отмеченог коллегами, многие отчеты отличаются одной-двумя графами. И здесь легко переносить информацию.
Но вот часто электронные документы не отменяют обычные - и это уже двойная нагрузка.
Я бы с радостью заменила часть своей макулатуры в кабинете на один ноутбук) biggrin.gif


Расскажу одну историю. Когда-то, лет 7 назад мы переходили в школе на электронные журналы. Было очень много волнений и разговоров на эту тему. Был и опыт других школ, которые уже перешли, в одну такую школу мы напросились и часа три говорили с двумя "ответственными товарищами". Под конец беседы мы спросили у них: Как перейти быстро и по-возможности бесконфликтно?
И они дали нам совет, которому мы последовали. В результате за два месяца четкой работы вся большая школа в 1000 учеников на тот момент, все учителя и родители были подключены к э-журналу.

Вы можете предположить, какой это был совет?

Сообщение отредактировал ljudmillar - 27.8.2012, 22:21

Активный пользователь

  • Группа: Модераторы
  • Сообщений: 889
  • Регистрация: 14.4.2010
  • Из: Москва
  • Номер участника: 84545
Предупреждение

Цитата(ljudmillar @ 27.8.2012, 23:00)
Вы можете предположить, какой это был совет?

Я думаю, что оставить только э-журнал...

Активный пользователь

  • Группа: Эксперт портала
  • Сообщений: 571
  • Регистрация: 29.3.2010
  • Из: Таллинн
  • Номер участника: 84498
Предупреждение

Цитата(AndreyR @ 27.8.2012, 23:18)
Цитата(ljudmillar @ 27.8.2012, 23:00)
Вы можете предположить, какой это был совет?

Я думаю, что оставить только э-журнал...

Андрей, Вы угадали просто с первого раза!
Они сказали нам: мы так сами не сделали, но вы попытайтесь... Откажитесь от бумажных журналов сразу, не дублируйте, вам будет очень трудно, но только тогда вы сделаете это быстро. В противном случае, вам может не хватить и года.
И мы тогда воспользовались этим советом...

Есть и еще один вопрос-загадка.

Как вы думаете, а что было самой большой нашей проблемой в течение первого года?
Варианты принимаются и НЕ скринятся smile.gif

Сообщение отредактировал ljudmillar - 27.8.2012, 22:26

Новичок

  • Группа: Пользователи
  • Сообщений: 0
  • Регистрация: 16.9.2011
  • Номер участника: 110731
Предупреждение

Цитата(Sweets @ 24.8.2012, 2:06)
Документооборот в школе просто необходим!
Огромное количество различных данных, которые подаются в вышестоящие инстанции, просто зашкаливает.
Одни и те же данные можно подавать в разные инстанции, а сами документы отличаются какой-то графой.
Надо просто понять - что надо от школы?
Первое: информация о детях
Второе: информация об учителях
Третье: информация о деятельности

И все - разработать шаблоны, базы, совместные документы и работать ....

Согласна!!!!! причем это намного проще...и при наработанной базе все процедуры будут занимать считанные минуты..

Новичок

  • Группа: Пользователи
  • Сообщений: 3
  • Регистрация: 16.3.2013
  • Из: ЯНАО Тюменская обл. Ямальский р-он с.Салемал ул Новая д.9 кв.4
  • Номер участника: 127111
Предупреждение

С появлением электронных версий которые должны заменить бумажные, на мой взгляд использование бумаги не убавили, некоторые не отходят от бумаги, должно пройти определенное время, когда мы сможем перейти частично на электронную систему документов.

Активный пользователь

  • Группа: Эксперт портала
  • Сообщений: 571
  • Регистрация: 29.3.2010
  • Из: Таллинн
  • Номер участника: 84498
Предупреждение

Цитата(Amiraslanov @ 3.9.2013, 7:39)
С появлением электронных версий которые должны заменить бумажные, на мой взгляд использование бумаги не убавили, некоторые не отходят от бумаги, должно пройти определенное время, когда мы сможем перейти частично на электронную систему документов.


Само по себе "время" - без шкалы, на которую нанесены задачи, категория ничего не обозначающая. Сколько времени должно пройти? Дней, месяцев, лет? В каких единицах измеряется это время? Для чего оно может быть использовано? Каков будет результат в "конце времени"?
Без постановки этих вопросов и поиска ответов на них можно ждать "до скончания времен", впрочем, так, увы, и не дождавшись...

При грамотной постановке задачи (учете ресурсов, распределении ответственности, планировании этапов), задача полного перевода большой школы на электронный документооборот решается за пару месяцев.

Спасибо за ваш комментарий!

Новичок

  • Группа: Пользователи
  • Сообщений: 4
  • Регистрация: 30.8.2013
  • Номер участника: 139986
Предупреждение

Цитата(Sweets @ 23.8.2012, 22:06)
Документооборот в школе просто необходим!
Огромное количество различных данных, которые подаются в вышестоящие инстанции, просто зашкаливает.
Одни и те же данные можно подавать в разные инстанции, а сами документы отличаются какой-то графой.
Надо просто понять - что надо от школы?
Первое: информация о детях
Второе: информация об учителях
Третье: информация о деятельности

И все - разработать шаблоны, базы, совместные документы и работать ....


Согласна полностью. Иногда по сотни раз делаем документы для которых можно было сделать шаблон.

Активный пользователь

  • Группа: Пользователи
  • Сообщений: 672
  • Регистрация: 9.3.2014
  • Из: Саратов
  • Номер участника: 149283
Предупреждение

Тема поднята в 2010 г, по комментариям видно, что интерес к ней не угас. Актуальна и сейчас в 2015 г не только для школ, но и ДОУ (в связи с переходом на ФГОС ДО), для методических служб.


--------------------
Неревяткина Олеся Александровна

Мое изображение

Статьи по этой теме

Мои ссылки в блоге

10 пользователей просматривает
10 гостей
0 участников
0 анонимных участников

Последние записи

Последние комментарии

Поиск в блоге


Статьи по этой теме

Категории

Наверх